Bir ofis taşımasında kamyon ücreti bütçenin küçük kalemidir. Asıl maliyet, ekibin çalışamadığı saatlerdir. Bu yüzden ofis taşımayı bir nakliye işi değil, bir proje gibi planlamak gerekir. Aşağıdaki altı adım, banka şubelerinden mimarlık ofislerine kadar yaptığımız kurumsal taşımalardan çıkardığımız sıradır.
1. Envanter ve yerleşim planı
Taşınmadan üç hafta önce her çalışma alanı numaralanır: masa, dolap, kişisel eşya kutusu. Yeni ofisin planı üzerinde aynı numaralar yerleştirilir. Taşınma günü hiçbir eşya için “bu nereye?” sorusu sorulmaz.
2. IT ekipmanı için ayrı plan
Bilgisayar, sunucu, yazıcı ve ağ cihazları sizin IT sorumlunuz tarafından kapatılıp sökülür. Nakliye ekibi bunları antistatik ve darbe emici malzemeyle ayrı ayrı paketler, her cihazın kablosu aynı kutuya konur. Sunucu kabini varsa taşınma sırası en sona bırakılır ve yeni ofiste ilk kurulan ekipman olur.
3. Arşiv ve evrak düzeni
Dosya dolapları boşaltılırken her kolinin üstüne dolap numarası ve raf sırası yazılır. Gizli evrak içeren koliler mühürlenir ve ayrı listelenir. Banka şubesi taşımalarında bu liste tutanakla teslim edilir.
4. Mesai dışı program
Ofis taşımaları cuma akşamı başlar, hafta sonu tamamlanır, pazartesi sabahı ekip yeni ofiste oturur. Bina yönetimiyle asansör kullanımı, yük giriş kapısı ve park izni önceden konuşulur. Yeni ofisin internet ve elektrik altyapısının taşınmadan önce hazır olması şarttır.
5. Demontaj, ambalaj, taşıma
Masalar ve dolaplar demonte edilir, parçalar numaralanır. Camlı bölmeler ve beyaz tahtalar keçeyle sarılır. Ergonomik sandalyeler streçle korunur. Tüm eşya kapalı çelik kasalı araçlarda sabitlenerek taşınır.
6. Kurulum ve teslim
Yeni ofiste mobilya montajı yerleşim planına göre yapılır, ekipman masalara yerleştirilir, koliler ilgili çalışma alanına bırakılır. Ambalaj atıkları toplanır, alan temizlenir ve teslim tutanağı imzalanır.
Sık yapılan üç hata
- Kişisel eşyayı son güne bırakmak. Çalışanlara taşınmadan bir hafta önce etiketli kutu dağıtın.
- Yeni ofiste altyapıyı taşınma gününe planlamak. İnternet bağlantısı günler alabilir.
- Bina izinlerini sormamak. Hafta sonu yük asansörü kapalı olan plazalar vardır.
Ofisiniz için ücretsiz yerinde etüt ve yazılı program almak isterseniz ofis taşımacılığı sayfasından ya da doğrudan keşif formundan ulaşabilirsiniz.